Berbagi Dokumen: Siapa di Tangan dalam Jar Kue?
Berbagi Dokumen
Tiga tahun pengalaman editorial di perguruan tinggi mengajarkan saya banyak hal tentang berbagi dokumen. Pengalaman mengedit saya jauh dari terbatas karena minat saya pada berbagai mata pelajaran atau keraguan saya selama tahun-tahun kuliah itu - saya tidak yakin yang mana. Saya tidak hanya mengedit untuk tiga jurnal sarjana yang berbeda, tetapi juga saya memiliki keberanian untuk menjadi pemimpin redaksi jurnal hukum dan kehormatan dan untuk memulai jurnal kesehatan sarjana. Tidak peduli betapa berbedanya subjek, tantangan teknis dan berbagi dokumen yang sama tak terhindarkan muncul pada tahap yang sama dalam proses editorial.
Sejak kuliah, saya perhatikan bahwa proses editorial dan berbagi dokumen telah mengisi peran besar dalam pencarian profesional saya juga. Karena itu saya telah menyimpulkan dua hal: berbagi dokumen akan selalu menjadi bagian dari pendidikan, bisnis, dan hampir semua organisasi lain; dan pelajaran yang telah saya pelajari selama dan karena pengalaman editorial kampus saya mungkin bermanfaat bagi para profesional lainnya.
Berbagi Jar Cookie
Bayangkan dalam benak Anda sebuah toples kue. Apakah Anda ingat berapa banyak tangan yang meraih ke dalam stoples kue? Dengan masing-masing tangan yang memasuki toples kue, isinya berubah. Saat satu tangan menghapus cookie, ada lebih sedikit cookie. Ketika tangan lain mengisi ulang tabung kue, ada lebih banyak kue. Ketika tangan lain menggali di dalam toples kue untuk menemukan kue yang sempurna, umumnya ada banyak kue yang rusak dan remuk tertinggal.
Berbagi dokumen terlalu mirip dengan toples kue. Suatu kelompok atau komite dapat mengerjakan anggaran, laporan, survei, makalah penelitian, proposal, dan bahkan mungkin memo. Dokumen adalah toples kue, dan elemen-elemennya adalah cookie.
Dalam komite, staf, atau dewan, selalu ada "penghilang," "pengganti," dan "penggali," dan isi dokumen akhir sering terlihat sangat berbeda dari dokumen yang Anda gunakan untuk memulai.
Ketika saya masih kecil, ibu saya sering bermain game dengan saya yang menyertakan lagu yang akan bertanya "Siapa yang mencuri kue dari toples kue?" Karena banyak perubahan yang terjadi dalam berbagi dokumen dan proses ad hoc yang terlalu akrab dengan mana berbagi dokumen terjadi, pertanyaan ini sering muncul dalam pikiran saya ketika saya mencoba melacak perubahan yang telah dibuat.
Solusi Perangkat Lunak Berbagi Dokumen
Saya telah menemukan bahwa cara terbaik untuk menjawab pertanyaan berbagi dokumen ad hoc adalah dengan menggunakan layanan manajemen dokumen atau alat manajemen konten yang melacak berbagi dokumen ad hoc.
Anda dapat melakukan apa yang dilakukan kebanyakan orang dalam mencari perangkat lunak berbagi dokumen yang tepat dan mengetikkan "berbagi dokumen" ke Google dan merasa kewalahan oleh 20 juta 800 ribu halaman yang diindeks dari kumpulan dokumen, atau kumpulan perangkat, suite. Ada cara yang lebih mudah.
Coba cari "Digital Thread Technology", yang menempatkan tag di metadata program Microsoft apa pun dan melacaknya melalui email dan server. Ini membuka tanda tangan digital dengan email, memberi tahu pengguna tempat versi terbaru disimpan. Ketika perubahan telah dilakukan dalam toples kue, tidak ada yang tersisa dalam kegelapan.
Cari "Riwayat Versi", yang membuka bagan alur silsilah dokumen. Ini membuat pencatatan menjadi mudah, terutama ketika akuntansi untuk perubahan editorial. Riwayat Versi menampilkan di mana dokumen itu berada dan kapan, siapa yang membuat perubahan dan di mana dokumen itu disimpan, dan bagaimana dokumen itu mencapai tahap terbaru. Alih-alih pertanyaan, pengguna memiliki semua jawaban.
Ceri di atas (ini jelas bukan bagian dari contoh toples kue) adalah bahwa perangkat lunak berbagi dokumen yang fleksibel dan efektif seperti ini tidak hanya menangani berbagi dokumen ad hoc tetapi juga menghilangkan biaya overhead terkait dengan infrastruktur TI. Dan, jika saya mengunduhnya, maka semua orang yang saya bagikan dokumen juga berbagi manfaatnya.
Tiga tahun pengalaman editorial di perguruan tinggi mengajarkan saya banyak hal tentang berbagi dokumen. Pengalaman mengedit saya jauh dari terbatas karena minat saya pada berbagai mata pelajaran atau keraguan saya selama tahun-tahun kuliah itu - saya tidak yakin yang mana. Saya tidak hanya mengedit untuk tiga jurnal sarjana yang berbeda, tetapi juga saya memiliki keberanian untuk menjadi pemimpin redaksi jurnal hukum dan kehormatan dan untuk memulai jurnal kesehatan sarjana. Tidak peduli betapa berbedanya subjek, tantangan teknis dan berbagi dokumen yang sama tak terhindarkan muncul pada tahap yang sama dalam proses editorial.
Sejak kuliah, saya perhatikan bahwa proses editorial dan berbagi dokumen telah mengisi peran besar dalam pencarian profesional saya juga. Karena itu saya telah menyimpulkan dua hal: berbagi dokumen akan selalu menjadi bagian dari pendidikan, bisnis, dan hampir semua organisasi lain; dan pelajaran yang telah saya pelajari selama dan karena pengalaman editorial kampus saya mungkin bermanfaat bagi para profesional lainnya.
Berbagi Jar Cookie
Bayangkan dalam benak Anda sebuah toples kue. Apakah Anda ingat berapa banyak tangan yang meraih ke dalam stoples kue? Dengan masing-masing tangan yang memasuki toples kue, isinya berubah. Saat satu tangan menghapus cookie, ada lebih sedikit cookie. Ketika tangan lain mengisi ulang tabung kue, ada lebih banyak kue. Ketika tangan lain menggali di dalam toples kue untuk menemukan kue yang sempurna, umumnya ada banyak kue yang rusak dan remuk tertinggal.
Berbagi dokumen terlalu mirip dengan toples kue. Suatu kelompok atau komite dapat mengerjakan anggaran, laporan, survei, makalah penelitian, proposal, dan bahkan mungkin memo. Dokumen adalah toples kue, dan elemen-elemennya adalah cookie.
Dalam komite, staf, atau dewan, selalu ada "penghilang," "pengganti," dan "penggali," dan isi dokumen akhir sering terlihat sangat berbeda dari dokumen yang Anda gunakan untuk memulai.
Ketika saya masih kecil, ibu saya sering bermain game dengan saya yang menyertakan lagu yang akan bertanya "Siapa yang mencuri kue dari toples kue?" Karena banyak perubahan yang terjadi dalam berbagi dokumen dan proses ad hoc yang terlalu akrab dengan mana berbagi dokumen terjadi, pertanyaan ini sering muncul dalam pikiran saya ketika saya mencoba melacak perubahan yang telah dibuat.
Solusi Perangkat Lunak Berbagi Dokumen
Saya telah menemukan bahwa cara terbaik untuk menjawab pertanyaan berbagi dokumen ad hoc adalah dengan menggunakan layanan manajemen dokumen atau alat manajemen konten yang melacak berbagi dokumen ad hoc.
Anda dapat melakukan apa yang dilakukan kebanyakan orang dalam mencari perangkat lunak berbagi dokumen yang tepat dan mengetikkan "berbagi dokumen" ke Google dan merasa kewalahan oleh 20 juta 800 ribu halaman yang diindeks dari kumpulan dokumen, atau kumpulan perangkat, suite. Ada cara yang lebih mudah.
Coba cari "Digital Thread Technology", yang menempatkan tag di metadata program Microsoft apa pun dan melacaknya melalui email dan server. Ini membuka tanda tangan digital dengan email, memberi tahu pengguna tempat versi terbaru disimpan. Ketika perubahan telah dilakukan dalam toples kue, tidak ada yang tersisa dalam kegelapan.
Cari "Riwayat Versi", yang membuka bagan alur silsilah dokumen. Ini membuat pencatatan menjadi mudah, terutama ketika akuntansi untuk perubahan editorial. Riwayat Versi menampilkan di mana dokumen itu berada dan kapan, siapa yang membuat perubahan dan di mana dokumen itu disimpan, dan bagaimana dokumen itu mencapai tahap terbaru. Alih-alih pertanyaan, pengguna memiliki semua jawaban.
Ceri di atas (ini jelas bukan bagian dari contoh toples kue) adalah bahwa perangkat lunak berbagi dokumen yang fleksibel dan efektif seperti ini tidak hanya menangani berbagi dokumen ad hoc tetapi juga menghilangkan biaya overhead terkait dengan infrastruktur TI. Dan, jika saya mengunduhnya, maka semua orang yang saya bagikan dokumen juga berbagi manfaatnya.
Komentar
Posting Komentar